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Meyer GmbH & Co. KG

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Wir haben bei dem Spezialisten für Kleinkläranlagen Meyer Umweltservice GmbH & Co. KG mal hinter die Kulissen geschaut. Wie das Unternehmen den Weg in die Cloud beschritten hat, erklärt Gründer und Geschäftsführer Carsten Meyer anhand der Einführung von pds Software an den zwei Niederlassungen und im Kundendienst.

 

Hallo Herr Meyer, welche Gründe waren ausschlaggebend für Ihre Entscheidung, Ihre bisherige Software abzulösen?

Carsten Meyer: Bislang kam bei uns eine inhouse gehostete ERP-Software zum Einsatz, die jedoch den über die Jahre gewachsenen Anforderungen immer weniger gerecht werden konnte und uns für die Zukunft keine stimmige Option bot. Zwar gab es gewisse funktionale und technologisch bedingte Defizite, wie etwa die mangelnde mobile Nutzbarkeit, ausschlaggebend für unsere Neuorientierung war aber in erster Linie der mangelnde Service unseres Dienstleisters. Das Fehlen fester Ansprechpartner machte die Lösung von Problemen mit der IT stets zum Spießrutenlauf. Wir benötigen hier einen Partner auf Augenhöhe, der mit festen Ansprechpartnern unseren Mitarbeiter bei Fragen und Problemen jederzeit kompetent Hilfestellung geben kann.

 

Worauf haben Sie bei der Auswahl Ihrer neuen Software geachtet?

Carsten Meyer: Heute warten wir an unseren beiden Standorten nahezu 3.000 dezentrale Kläranlagen im ländlichen Raum. Für einen effizienten und zuverlässigen Service müssen unsere Monteure auch unterwegs Zugriff auf relevante Kundenstamm- und Historiendaten nehmen, um z.B. einzusehen, welche Kompressoren in welcher Anlage verbaut sind und welche Störungen dokumentiert sind. All dies lässt sich auf einfache und effektive Weise mit den pds Softwareprodukten über die heute gängigen Smartphones und Tablets sicherstellen. Der Cloud-Ansatz, die moderne, an Windows angelehnte Bedienoberfläche und der gebotene Leistungsumfang von pds konnten an der Stelle einfach überzeugen.

 

Welche Bedeutung hat für Sie die Cloud-Fähigkeit bei Ihrer Entscheidung gehabt?

Carsten Meyer: Der Gedanke, dass unsere Monteure mit pds jederzeit und überall bidirektional und in Echtzeit Informationen mit dem ERP-System austauschen können, hat uns sehr zugesagt. Hinzu kam, dass wir in 2013 ein Unternehmen akquiriert haben, um unser Leistungsspektrum auf weitere Einsatzbereiche auszudehnen. Zur IT-Anbindung des zweiten Standortes eignet sich der Betrieb in der Cloud bzw. im Rechenzentrum optimal, da für den dezentralen Systemzugriff nur Client-PC´s und eine Internetverbindung erforderlich sind. Aufgrund unserer individuellen Konstellation und den Vorteilen des Cloud-Betriebes im Hinblick auf Mobilität, Erweiterbarkeit und jederzeitige Betriebsbereitschaft war für uns von Beginn an klar, dass unsere künftige Unternehmenssoftware aus der Cloud kommen muss.

Wie bewerten Sie rückblickend den Einführungsprozess der neuen Software?

Carsten Meyer: Eine wesentliche Stärke von pds zeigte sich in der Einführungsphase vor allem in der individuellen Abbildung unserer Prozesse. Wenngleich wir als Spezialist für Kleinkläranlagen und Umweltservice nicht der typische Handwerksbetrieb sind, konnten all unsere branchen- und unternehmensspezifischen Anforderungen ohne aufwändige Anpassungen lediglich durch Parametrisierung der pds Software abgebildet werden. Die Einführung verlief dadurch sehr schnell und reibungslos. Eine anschließende Schulung hat dann unseren Mitarbeitern schließlich die wesentlichen Details rund um die verschiedenen Kernmodule vermittelt, so dass wir gut auf den Einsatz im Echtbetrieb vorbereitet wurden.

Was hat sich durch die Cloud für Sie verändert?
Carsten Meyer: Heute sind alle unsere Mitarbeiter auf demselben Wissensstand, sowohl die Mitarbeiter in unserer zweiten Niederlassung als auch unsere Monteure im mobilen Kundendienst. Wir können so zeitgleich und in Echtzeit an gemeinsamen Projekten arbeiten, ohne dass weitere Abstimmungsprozesse notwendig sind. Dies verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeiten pro Projekt, sondern verschafft allen Prozessbeteiligten einen umfassenden Einblick in die jeweiligen Projekt- und Auftragsstati.

Wie fällt Ihr Fazit zu dem Umstieg aus?
Carsten Meyer: Allein durch die gewonnene Informationstransparenz profitieren wir von deutlich geringeren Prozesskosten. Da unsere Monteure bei Rückfragen zu Aufträgen oder Anlagen heute keine ineffektiven, „analogen“ Kommunikationswege beschreiten müssen und ihre Leistungen über smarte Mobilgeräte systemisch erfassen können, können wir beim Kunden und im Büro wertvolle Ressourcen einsparen. Eine wesentliche Verbesserung stellt auch die Möglichkeit dar, sich die erbrachte Leistung direkt vor Ort über eine Unterschrift auf dem Mobilgerät bestätigen zu lassen. Dies verkürzt die Zeit zur Fakturierung der Leistung maßgeblich, denn diese kann schon direkt nach online-Übermittlung der Kundenbestätigung erfolgen. Fehler in der Leistungserfassung und müßige Abstimmungsprozesse mit dem Kunden werden so nahezu ausgeschlossen. Auch der Vertrieb arbeitet mit der neuen pds Handwerkersoftware weitaus effektiver, indem vertriebsrelevante Informationen zu Anfragen, Angeboten oder Aufträgen auf einfache Weise hinterlegt und für sämtliche Kollegen zugänglich gemacht werden können. Im Ergebnis sind wir mit der Umstellung sehr zufrieden, wenngleich wir den Migrationsprozess schon früher hätten angehen sollen.


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