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Thoms GmbH

Optimierung der Kosten und Prozesse mit pds Software - ein Interview mit Elektrotechnik Thoms

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Die Elektrotechnik Thoms GmbH, Spezialist für Automatisierungslösungen, Schaltanlagenbau und Anlagensteuerung hat die neue pds Software eingeführt und setzt seitdem voll auf Cloud. Geschäftsführer Peter Thoms berichtet über seine Entscheidung für den Weg in die Cloud und vielen weiteren Themen.

 

Hallo Herr Thoms. Erzählen Sie mal, welche Gründe haben Sie dazu bewegt, Ihre bisherige Software abzulösen?

Bis 2014 kam bei uns eine gewachsene Systemlandschaft von insgesamt sieben verschiedenen, nicht miteinander verknüpften Insellösungen zum Einsatz, u.a. für Buchhaltung, Zeiterfassung, Projektplanung, Dokumentenmanagement und Bestellwesen. Mit unserem enormen Unternehmenswachstum von gut zehn auf heute knapp sechzig Mitarbeiter war jedoch der damit verbundene Datenerfassungs- und Pflegeaufwand kaum mehr „zu handeln“, da wir jedes Projekt quasi sieben Mal anlegen mussten. Damit stieg nicht nur die Fehleranfälligkeit, auch die Konsistenz und Integrität der Daten in den einzelnen Insellösungen nahm stetig ab. Dies machte den Mitarbeitern eine schnelle Nachvollziehbarkeit von Leistungen, Aufträgen und Projekten zu den einzelnen Objekten quasi unmöglich. So kamen wir letztlich zu dem Schluss, unsere Bestandssysteme gegen ein durchgängiges, zukunftsfähiges Gesamtsystem zu ersetzen, das sämtliche benötigte Funktionen integriert abbildet.

 

Welche Anforderungen haben Sie an die neue Software gestellt?

Die neue Lösung sollte zum einen ein breites Funktionsspektrum bieten, um unsere kaufmännischen, handwerklichen und servicetechnischen Prozesse durchgängig abzubilden. Zudem sollte sie auf einer modernen, zeitgemäßen Softwarearchitektur aufsetzen, um standort- sowie plattformunabhängig arbeiten zu können und dem Kundendienst eine mobile Prozessunterstützung etwa für die Zeiterfassung, Projektdokumentation und den Service zu ermöglichen.

 

Welche Bedeutung hat für Sie die Cloud-Fähigkeit bei Ihrer Entscheidung gehabt?

Die Cloud-Fähigkeit war für uns sehr wichtig, allerdings hat sich dies erst im Auswahlprozess konkretisiert. Zwar stand bereits eine Investitionsentscheidung an, da wir für den etwaigen Inhouse-Betrieb unsere IT-Infrastruktur hätten kostenaufwändig erneuern müssen. Allein in den letzten vier Jahren fielen für Anschaffung und Wartung unserer IT rund 50.000€ an, die mit dem Cloud-Betrieb nicht angefallen wären. Aber es war nicht nur eine Kostenabwägung. Vielmehr bot uns pds mit der Cloud-Lösung ein zukunftssicheres Gesamtkonzept, das unseren Anforderungen und Zielen u.a. im Hinblick auf Verfügbarkeit, Datensicherheit, Standortunabhängigkeit, IT-Service und Mobilität am nächsten kam.

Wie würden Sie rückblickend den Einführungsprozess der neuen Software bewerten?

Seit Beginn des Jahres läuft die pds Software bei uns im Echtbetrieb. 95% liefen bereits zu Beginn an so, wie wir uns dies vorstellen. Die übrigen 5% gehen wir gemeinsam im laufenden Betrieb an, aber kleinere Anpassungen und Optimierungen gehören ja in der Softwarebranche ohnehin zum Tagesgeschäft und stellen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess sicher. Als langjähriger Service-Dienstleister und Lösungsanbieter wissen wir, worauf es hier ankommt: Schnelligkeit, Verständnis und Lösungsorientierung sind die wichtigsten Eigenschaften, die wir auch bei unserem Softwarepartner erwarten und auch bei der Zusammenarbeit mit pds sehr schätzen.

 

Können Sie sagen, was sich durch die Cloud für Sie verändert hat?

Durch die Cloud sind wir nicht nur bei der Wahl unseres Arbeitsplatzes sehr frei, so dass wir etwa nach unserem Büroarbeitstag auch von Zuhause aus nahtlos weiterarbeiten können. Auch die Möglichkeit, von jedem beliebigen Mobilgerät auf benötigte Daten zuzugreifen und Buchungen vorzunehmen, ist ein enormer Gewinn für uns und macht viele Prozesse heute deutlich einfacher. Die Kosten für Anschaffung, Betrieb und Wartung unserer IT haben sich seither ebenfalls deutlich reduziert. Noch wichtiger für uns als der monetäre Aspekt ist allerdings die deutlich verbesserte Verfügbarkeit und der Gewinn an Sicherheit, eine jederzeitige Betriebsbereitschaft der IT zu gewährleisten. Die Möglichkeit, Betriebs- und Sicherungs-Risiken an den Dienstleister abzugeben, macht den Betrieb in der Cloud sehr komfortabel und lässt insbesondere uns Geschäftsführer „ruhig schlafen“. 

 

Wie fällt Ihr Fazit zu dem Umstieg aus?

Das lässt sich in der kurzen Formel „Kosten runter -  Effizienz rauf“ zusammenfassen. Die Integration der einzelnen Anwendungen wie Datenhaltung, Office 365, Mail, Kalender, Navigation, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und Ablage über einen einzigen Client bietet für uns und unsere Mitarbeiter im Tagesgeschäft einen hohen Komfort und Transparenz über alle Prozesse hinweg. Schon nach den ersten Einsätzen der neuen pds App waren unsere Techniker von den neuen Möglichkeiten überwältigt. Noch vor Ort können Zeiten und Leistungen per Knopfdruck gebucht und dem Projekt zugeordnet werden. Über die integrierte Kamerafunktion lassen sich Projektdetails in Fotos exakt dokumentieren, die quasi in Echtzeit in das Büro übermittelt werden können. Zeitgleich kann die Rechnungsstellung initialisiert und der Mitarbeiter für den nächsten Auftrag eingeplant werden – die Auftragsdetails kommen dann samt Navigationsdaten direkt auf das Mobilgerät des jeweiligen Technikers. All dies vereinfacht uns die Auftragsabwicklung erheblich und bietet unseren Technikern überdies einen modernen und komfortablen Arbeitsplatz.


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